Het vermijden van een ‘juridische misoogst’ in de fruitsector

Vele fruittelers en andere partners in de fruitsector werken dagelijks samen op basis van wederzijds vertrouwen en de gebruiken binnen de sector. Afspraken over verkopen, transacties, samenwerking, e.d. komen vaak mondeling tot stand, op informele wijze. Precies omwille van het grote wederzijdse vertrouwen tussen de partners, wordt er vaak ook niet (voldoende) gedocumenteerd over het verloop van de samenwerking. Allemaal prima, zolang de afspraken worden nagekomen en de oogst & verkoop goed verlopen.

Wanneer er zich echter discussie of een incident – met schade aan vruchten en/of kwaliteitsverlies– voordoet, liggen de zaken anders. Aangezien er geen schriftelijke afspraken zijn en er geen documentatie is over de verschillende fases van samenwerking en/of fruitverwerking, worden de partners vaak geconfronteerd met een gebrek aan bewijs.

Aan deze informele manier van business doen, contracten aangaan en samenwerken, zijn met andere woorden verschillende (juridische) risico’s verbonden. In deze blog gaan wij hierop dieper in en suggereren wij een aantal oplossingen en/of tips om “juridische misoogt” te vermijden.

1. Voorbeelden

Wij beginnen met een aantal voorbeelden die u als fruitteler mogelijk bekend in de oren klinken.

Een fruithandelaar koopt fruit “op stam” van de eigenaar van een fruitperceel. Op een bierviltje wordt louter geschreven: “verkoop op stam – prijs per kg 0,30 EUR”. Het fruit blijkt later, bij bezichtiging voor pluk, te zijn beschadigd. Partijen komen overeen dat de prijs daalt naar 0,10 EUR/kg. De fruithandelaar betaalt de totaalprijs, gebaseerd op de 0,10 EUR/kg. De eigenaar protesteert niet tegen de betaling. Maanden later vraagt de eigenaar een bijkomende betaling, met name omdat de prijs van 0,30 EUR niet zou zijn gerespecteerd.

Een fruitteler verbindt zich ertoe om de appels van een andere teler te verkopen. Het is te zeggen: hij zal dit fruit plukken, sorteren, behandelen, koelen, verpakken en verkopen tegen een zo goed mogelijke prijs. Na aftrek van de gemaakte kosten en commissie, is het resterende saldo voor de oorspronkelijke teler. Die laatste, echter, denkt dat het een verkoop “op stam” is. Bij ontvangst van de factuur, ontstaat discussie. Er is geen schriftelijk document om op terug te vallen.

Een familiaal fruitbedrijf zal een deel van zijn bomen aan een jonge overnemer verkopen. De overnemer van de bomen zal de koelinstallatie van het fruitbedrijf gedurende 15 jaar huren. De overnemer begint de bomen te bewerken en de koelinstallatie te gebruiken, met wederzijds mondeling akkoord. Partijen talmen en formaliseren niets op papier. In de praktijk, echter, is al geanticipeerd op de deal. Na maanden anticiperen, gaat men eindelijk naar de notaris. Blijkt dat er veel meer bij komt kijken dan louter een “akkoord” over de verkoop- en huurprijs. De deal loopt bijna op de klippen. Daar tegenover staat, niettemin wel, dat de jonge overnemer de bomen reeds gedurende maanden op eigen kosten aan het bewerken was.

Partijen voeren gedurende maanden informele gesprekken over de overname van een fruitbedrijf. Daarbij wordt een grote hoeveelheid bedrijfsgevoelige informatie gedeeld, langs weerskanten, onder meer over: de omzetten, de toekomstige groeiplannen, mogelijkheden om kosten te besparen op verpakking, de mogelijkheid en concrete plannen om koeling in house te doen, etc. De deal komt uiteindelijk niet tot stand. Na de stopzetting van de gesprekken, gebruikt één van de partijen alle goede ideeën van de andere partij, die in vertrouwen werden besproken en uitgewisseld, tijdens de onderhandeling over de potentiële overname.

Een freelancer is gespecialiseerd in professionele koeling van fruit, na teelt. Hij verleent zijn diensten aan een firma die kwaliteitsvolle koelinstallaties en koelonderhoud aanbiedt aan fruittelers. Er is geen schriftelijk contract tussen de freelancer en het koelbedrijf. Evenmin is er schriftelijk contract tussen het koelbedrijf en de fruittelers die hun fruit door het bedrijf laten bewaren en koelen. De freelancer stelt, per ongeluk, het zuurstofgehalte van de Kanzi-appels verkeerd in. Deze appels rijpen verder in de koeling, verliezen hardheid en krijgen een bittere smaak. Deze appels kunnen nu niet meer aan de versmarkt worden verkocht, maar enkel “aan de industrie”. De opbrengst is hierdoor bijzonder laag in vergelijking met de normale opbrengst.

Een aardappelteler behandelt zijn perceel aardappelen met een loofdoder. Hij gebruikt hiervoor een modern spuittoestel, dat niet gekeurd is, maar waarbij hij wel gebruik maakt van driftreducerende spuitdoppen en de vereiste wettelijke bufferzone. Hij houdt bij de behandeling rekening met de weersomstandigheden en kiest een dag met een geschikte vochtigheidsgraad en beperkte wind. Hij documenteert hierover niets. De naburige appelteler claimt enkele weken later dat zijn appels beschadigd zijn als gevolg van de behandeling met loofdoder door de aardappelteler. De appels zijn “verbrand” en niet geschikt voor de versmarkt. De teler kan niet aantonen hoe zijn spuittoestel eraan toe was op het moment van de behandeling en dus evenmin dat hij wel degelijk alle gepaste voorzorgsmaatregelen heeft in acht genomen. Achteraf kan hij enkel nog info opvragen over de weersomstandigheden voor meetpunten rond zijn perceel. Hij kan ook niets aantonen over de concentratiegraad van de loofdoder bij gebruik ervan.

2. Voorbeelden

In alle deze voorbeelden was het zeer belangrijk dat partijen de originele en/of aangepaste afspraken enigszins schriftelijk zouden hebben vastgelegd.

In dit soort gevallen is het nl. zeer moeilijk – en soms onmogelijk – voor partijen om “bewijs” te verschaffen aan de bevoegde rechtbank over de ware aard van de afspraken. Het is zeer moeilijk en soms zelfs onmogelijk om aan te tonen hoe de “juridische” vork in de steel zit/zat.

Dergelijke problemen stellen zich niet enkel in het kader van een gerechtelijke procedure, maar ook in termen van boekhouding en/of fiscale verplichtingen. Zonder correcte onderbouwing, via

aankoopborderel, aankoopfactuur of verkoopfactuur, kunnen betalingen in het kader van zo een transacties niet worden verantwoord. Bovendien is voor bepaalde (vastgoed)transacties en/of verkopen hoger dan 3.500,00 EUR een schriftelijk stuk en/of een schriftelijke onderbouwing vereist.

VGA-tips:

• Leg minstens prijs, hoeveelheid en datum vast in een kort document (ook digitaal toegestaan).
• Neem steeds foto’s van partijen fruit of kisten om discussie over kwaliteit of hoeveelheid te beperken.
• Zorg dat alle transacties een gestructureerd “papier-spoor” hebben, alsook de uitvoering en verdere afloop daarvan.
• Documenteer:
  • Afwijkingen onmiddellijk (kwaliteit, leveringshoeveelheid, prijs per kg).
  • Fasering van de onderhandelingen.
  • Beginnende discussies over kwaliteit, incidenten, kwaliteitsverlies, etc.
  • Whatsapp-berichten en/of telefoongesprekken, in een korte, duidelijke aansluitende email.
• Protesteer facturen tijdig en met duidelijke, gedetailleerde onderbouwing.
• Stel algemene verkoop- en aankoopvoorwaarden op, om eventueel op terug te vallen bij gebrek aan specifiek contract.

• Stel duidelijke schriftelijke afspraken op rond commissie en afrekening.
• Gebruik één centraal documentatiesysteem.

• Gebruik een exclusiviteitsclausule en/of een vertrouwelijkheidsovereenkomst om bedrijfsinformatie te beschermen.
• Maak gebruik van geavanceerde software, met mogelijkheid tot historische statistieken en/of logboeken voor:
  • Koeling, koelinstellingen en toegang tot de cellen,
  • Spuitschema’s en uitgevoerde fytosanitaire behandelingen, alsook de driftreducerende maatregelen die u heeft genomen,
• Keur uw toestellen en/of installaties- zoals spuittoestellen, koelinstallaties, vrachtwagens, paloxen, etc. tijdig en regelmatig. Documenteer de (interne of externe) keuring, met foto’s en/of verslagen.

3. Besluit

Informele afspraken bieden snelheid, maar verhogen het risico op dure discussies en bewijsproblemen. Met beperkte ingrepen kan u deze risico’s aanzienlijk verminderen. VGA Law & ADR helpt uw onderneming graag verder bij het versterken van uw juridische zekerheid.