Informeren over ontslag: waar de GDPR de grens trekt

De relatie tussen werknemer en werkgever blijft een heikel punt in de huidige stand van de privacywetgeving. De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) riep een woonzorgcentrum-werkgever op het matje. De zaak betrof twee e-mails van het woonzorgcentrum verstuurd aan haar personeel inzake het recent ontslag van twee collega’s.

Bij een (plots) ontslag of vertrek van een (belangrijke) werknemer worden collega’s of het hele team hierover vaak geïnformeerd. Dat is op zich niet vreemd: collega’s moeten weten waar ze aan toe zijn. Enige toelichting garandeert de continuïteit van de dienst en een gezonde werksfeer. Zo handelde ook het woonzorgcentrum. De GBA vond het echter opportuun om de inhoud van zulke e-mails onder de loep te nemen en te oordelen of er al dan niet een schending was van de GDPR.

Een eerste e-mail betrof het louter meedelen van het ontslag van een – met naam genoemde- collega en dat deze niet meer op werkvloer zou verschijnen.

Met een tweede e-mail werd het ontslag van een tweede collega meegedeeld. In deze e-mail werd echter ook aangehaald dat deze beslissing werd genomen na herhaaldelijke schriftelijke verwittigingen en bijsturingsgesprekken.

De ex-werknemers in kwestie klopte aan bij de GBA, waarna de geschillenkamer beide e-mails onder de loep nam:

•          De eerste e-mail vormde geen inbreuk op de GDPR, een simpele feitelijke mededeling inzake het personeelsbeleid is conform de principes van de GDPR.

•          Bij de tweede e-mail struikelt de Geschillenkamer echter over de toevoegingen, aangezien dit verder gaat dan een feitelijke mededeling. Aldus was er sprake van schending van het beginsel van de minimale gegevensverwerking.

De Geschillenkamer besliste om zicht te beperken tot een berisping van de werkgever m.b.t. de tweede e-mail en de klacht omtrent de eerste e-mail te seponeren.

Hoewel de beslissing geen ernstige gevolgen met zich meebracht, moeten we er toch een aantal lessen uit trekken. De GBA deinst er niet voor terug om zich te mengen in het dagdagelijkse e-mailverkeer van ondernemingen. Zo kan zelfs de (op heet eerste zicht) meest triviale communicatie leiden tot een procedure ten gronde (en veroordeling!). Dit louter door een simpele klacht, ingesteld door een (verontwaardigde?) ex-werknemer.

Er is dan ook geen ontkomen meer aan: als werkgever ligt u in het vizier van het sanctionerend oog van de GBA. Zorg er daarom voor dat:

1.       Er binnen uw onderneming een duidelijke bewustwording groeit rond GDPR en haar basisprincipes, op alle niveaus van uw onderneming,
2.            Interne processen en leidraden worden opgesteld die moeten voorkomen dat er een inbreuk wordt gemaakt op de GDPR,
3.         Communicatie omtrent personeel in uw onderneming feitelijk en kort is.

Neem vandaag nog contact met ons op voor deskundige begeleiding.